หากได้ยินคำถามว่า.. “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) และความปลอดภัยในการรักษาข้อมูล สำคัญกับคุณหรือไม่ ?” ในอดีตคุณอาจเมินเฉยกับคำถามนี้ แต่ทุกวันนี้เชื่อว่านี่เป็นคำถามที่ไม่ไกลตัวพวกเราอีกต่อไปแล้ว.. เราทุกคนน่าจะทราบดีถึงผลกระทบหากข้อมูลทางธุรกรรมของเรารั้วไหลบนอินเตอร์เน็ต หรือแม้แต่ข้อมูลส่วนตัวที่เราถูกคุกคามจากมิจฉาชีพด้วยวิธีต่าง ๆ นานา ท่ามกลางกระแสเทคโนโลยีที่เปลี่ยนผ่านอย่างรวดเร็ว ปัญหานี้จึงกระทบกับงานระดับองค์กรแน่นอน เพราะเมื่อสเกลใหญ่ขึ้นข้อมูลก็จะต้องใหญ่ตาม ทั้งในเอกสารและในระบบ หลายองค์กรประสบปัญหาหนักใจที่ต้องเสียเวลาทำธุรการเซ็นเอกสารสำคัญ และยังต้องมาระวังภัยคุกคามจากโลกไซเบอร์ในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งกระทบต่อความลับทางธุรกิจ สเกลข้อมูลในระดับองค์กรจึงยิ่งเป็นเรื่องที่น่าเป็นห่วง
จะดีกว่าหรือไม่ ?.. หากปัญหาเหล่านั้นคลี่คลายและไขข้อกังวลใจ พร้อมเพิ่มสภาพคล่องเวลาเซ็นเอกสารให้ได้รับอนุมัติไวทันใจจนผ่านฉลุย ท๊อปอัพด้วยความปลอดภัยสบายใจด้านความน่าเชื่อถือบนโลกออนไลน์ ที่มาในรูปแบบซอฟต์แวร์สำหรับเดินเรื่องเอกสารผ่านการใช้ระบบ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ‘Digital Signature’ หรือชื่อที่เราคุ้นหูอย่าง ‘E-Signature’ ที่กำลังมาแรงอยู่นั่นเอง
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Digital Signature คืออะไร
Digital Signature หรือการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทุกวันนี้เรียกได้ว่าได้รับความนิยมสูงสุด หากยังไม่โดนเทคโนโลยีอย่างบล๊อคเชนมาปาดแซงหน้าเสียก่อน แต่คงยังไม่ใช่เวลาอันใกล้นี้ ดังนั้นจึงตะโกนดัง ๆ ได้เลยว่า ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันถือว่ามีประสิทธิภาพสูง แม่นยำ ถูกต้องตามกฎหมาย สะดวกและปลอดภัย มีคนนิยมใช้แพร่หลายทั่วโลก ทั้งองค์กรเล็กและใหญ่ รวมไปถึงกลุ่มหน่วยงานรัฐวิสาหกิจมากมายในประเทศไทย อย่างกรมศุลกากรที่เชี่ยวชาญในการใช้งานระบบพวกนี้มาอย่างยาวนานเพื่อดำเนินการด้านโลจิสติกส์ ซึ่งลายเซ็นดิจิทัลสามารถแทนที่ลายมือลงนามบนหน้ากระดาษที่เห็นกันเกลื่อนเมืองเมื่อกาลก่อน ด้วยเหตุผลนี้เอง ย่อมช่วยเหล่าองค์กรทำธุรกรรมได้รวดเร็ว ทันใจ ประหยัดเวลาเดินเอกสารให้มากความ ประหยัดงบการจัดการและกำจัดเอกสารกระดาษต่อปีได้อย่างมหาศาลทีเดียว เรียกได้ว่าประหยัดไวทันใจและรักษ์โลกครบจบทีเดียว แอปพลิเคชัน Digital Signature ยังช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ใช้ เพื่อให้ธุรกรรมของคุณเสร็จตามเวลา หรือช่วยให้ธุรกิจของคุณปิดการขายได้สำเร็จตามเป้า (พบว่าบางรายเมื่อมีระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วย ก็สามารถเพิ่มยอดขายได้มากกว่าเดิมถึง 75% กันเลยทีเดียว)
3 ซอฟต์แวร์แนะนำ ทั้งลื่นไหลและสะดวก
HPE Cohesity
HPE Cohesity จัดเป็นซอฟต์แวร์ตัวหนึ่งที่ตอบโจทย์อย่างมากสำหรับองค์กรที่ต้องการ Data Protection หรือระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล ทั้งจาก On-premise และ Cloud ที่มีลักษณะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองส่วนบุคคลอย่าง ‘PDPA‘ และข้อมูลลับเฉพาะภายในองค์กร ซึ่งมีฟังก์ชั่นจัดทำสำเนาข้อมูลขึ้นอีกชุด (Replication) เพื่อใช้สำรองข้อมูล และ Archiving เพื่อรองรับรูปแบบการจู่โจมที่หลากหลายในปัจจุบัน จากเหล่าแฮกเกอร์มือฉมัง
Key Functions
- สามารถป้องกันการเขียนข้อมูลซ้ำ ที่เรารู้จักกันดีในชื่อ Write Once Ready Many (WORM) ซึ่งป้องกันที่แฮกเกอร์จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงตัวข้อมูลด้วยการเขียนข้อมูลทับลงไปได้ครับ
- เพิ่มระดับการป้องกันด้วยการพิสูจน์ตัวตนแบบ 2 ชั้น (2 Factor Authentication) ร่วมกับการที่ระบบคอยสังเกตพฤติกรรมของผู้ใช้ และเตือนภัยทุกเมื่อ หากเกิดสิ่งผิดปรกติเกิดขึ้น
- พร้อมด้วยฟีเจอร์ Air Gap ที่สามารถกระจายแหล่งข้อมูลได้หลากหลายที่ ทำให้สามารถกระจายความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายได้
- หากข้อมูลสูญหายแล้วต้องการกู้คืน สามารถกู้คืนภายในระยะเวลารวดเร็ว ด้วยการแบ็คอัพแบบ 3 ชั้น แม้ว่าข้อมูลจะมีขนาดใหญ่มากก็ตาม
Sophos
ระบบรักษาความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลตัวถัดมาที่เราจะแนะนำกัน คงไม่พ้น Sophos ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่รวมการจัดการความปลอดภัยของทั้ง Hardware และ Software ไว้ในหนึ่งเดียว ทั้งนี้ระบบจะเปิดให้บริการในรูปแบบพาร์ทเนอร์และเหล่าทีม ที่ร่วมให้ความช่วยเหลือแก่องค์กรหรือธุรกิจที่ต้องการเพิ่มผลกำไร เพียงใช้ต้นทุนที่ต่ำ
Sophos พร้อมเปิดให้บริการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์หลากหลายตัว
- Next-gen cybersecurity system: เป็นบริการที่ดึงความสามารถของตัวปัญญาประดิษฐ์มาใช้รักษาความปลอดภัยภายในระบบ
- Cloud native protection: บริการป้องกันในระบบ cloud ให้กับผู้ใช้บริการในหนึ่งคอนโซล
- Flexible pricing: ราคายืดหยุ่นที่ยืดหยุ่นพอในการครอบครองระบบตัวซอฟต์แวร์แบบถูกต้องตามลิขสิทธิ์
- Integrated: พร้อมด้วย RMM, PSA และ IT documentation
Adobe Sign
หรือที่เรารู้จักกันดีในชื่อ E-Signature เป็นซอฟต์แวร์ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในเหล่าผู้ใช้ทั่วไป กระทั่งถึงกลุ่มธุรกิจองค์กรขนาดใหญ่กันเลยทีเดียว เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาในการใข้ทำธุรกรรมเซ็นเอกสาร อีกทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายปลีกย่อยระหว่างทำธุระได้อย่างดีเลยทีเดียว
Adobe Sign ไม่เพียงแต่ได้รับการนำมาใช้ร่วมกับระบบและผลิตภัณฑ์จากไมโครซอฟต์ (Microsoft Team) ซึ่งนับได้ว่าเป็นหนึ่งในบริษัทใหญ่ที่ได้รับความนิยมจากผู้ใช้จากทั่วโลก ทว่าซอฟต์แวร์ยังได้รับการรับรองทางกฎหมายในประเทศไทย ซึ่งใช้ร่วมกับมาตรากฎหมายพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (Personal Data Protection : PDPA) หากเกิดกรณีละเมิดข้อมูลส่วนตัวในเอกสาร
Adobe Sign มีดีมากกว่าที่คิด
- มีระบบการตรวจสอบที่แข็งแกร่ง ซึ่งสามารถกำหนด ติดตามและตรวจสอบเส้นทางเอกสารสำคัญโดยอัตโนมัติ
- แจงประวัติตรวจสอบได้ละเอียด พร้อมแจ้งเตือนความเคลื่อนไหวในเอกสารได้โปร่งใส เช่นระยะเวลาล่าสุดที่เปิดเอกสาร ส่วนเอกสารที่จัดส่งไป กิจกรรมภายในเอกสาร ภายใต้ความร่วมมือกับธุรกิจบริการชั้นนำระดับโลกที่น่าเชื่อถือ
- พร้อมพรั่งด้วยระบบป้องกันและยืนยันความถูกต้องที่แน่นหนา ช่วยให้การเซ็นในทุกธุรกรรมปลอดภัย
Key Takeaways
ลองนึกภาพดูสิครับว่า หากเรามีธุรกิจอยู่ในมือ และกำลังดีลการค้ากับอีกบริษัท ซึ่งก็มีคู่แข่งที่เตรียมดีลกับเราเฉกเช่นเดียวกัน และถ้าเราสามารถเอื้ออำนวยความสะดวกในการเซ็นสัญญาปิดดีลเร็วกว่าคู่แข่งของเรา มันจะดีเพียงใดกับธุรกิจของเรา เมื่อรายได้ที่มากขึ้น แปรผันตามความรวดเร็วในการจัดการ ภายใต้ระยะเวลาที่จำกัด
Cover Image : Image by rawpixel.com on Freepik
Credits : https://www.adobe.com/sign/hub/features/how-to-solve-esignature-challenges-docx
